Cómo llevar una comunidad sin administrador

Se puede, la ley lo prevé y muchas comunidades pequeñas lo hacen desde siempre. El papeleo de un día concreto se saca adelante. Lo que cuesta es que alguien se acuerde de todo durante un año entero. Esta guía repasa qué asume la presidencia cuando no hay administrador, qué tiene que estar en regla antes de empezar y en qué momento compensa pagar a un profesional.

¿Es legal llevar la comunidad sin administrador?

Sí. El artículo 13.1 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) enumera los órganos de gobierno de la comunidad: la junta de propietarios, la presidencia (y las vicepresidencias, si las hay), la secretaría y el administrador. Pero el artículo 13.5 añade que las funciones de secretaría y de administración las ejerce la presidencia, salvo que los estatutos o la junta, por mayoría, decidan nombrar esos cargos por separado.

Es decir: si nadie nombra a un administrador, no hay vacío. Esas funciones son de quien preside. Y si la junta quiere repartir el trabajo, puede nombrar secretaría y administración a cualquier propietario (art. 13.6). No hace falta que sea un profesional.

En la práctica hay tres fórmulas habituales:

• La presidencia lo lleva todo.
• La presidencia se apoya en otra persona del edificio, que hace de secretaría y tesorería.
• La comunidad contrata solo servicios sueltos, como una gestoría para los impuestos.

Lo que pasa a ser tuyo

El artículo 20 de la LPH dice qué hace el administrador. Sin administrador, es la lista de tareas de la presidencia:

• Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y sus servicios, y avisar a quien los use mal (20.a).
• Preparar el plan de gastos previsibles con tiempo y llevarlo a la junta, con la forma de pagarlos (20.b).
• Ocuparse de la conservación del edificio: disponer las reparaciones y las medidas urgentes y dar cuenta enseguida (20.c).
• Ejecutar los acuerdos sobre obras y hacer los cobros y los pagos (20.d).
• Actuar como secretaría de la junta y custodiar la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios (20.e).

Antes de empezar: lo que tiene que estar en regla

1. NIF de la comunidad. Se pide en la Agencia Tributaria. Sin él no hay cuenta bancaria a nombre de la comunidad ni contratos en condiciones.
2. Una cuenta bancaria a nombre de la comunidad. Nunca la cuenta personal de nadie, aunque «sea solo un momento». Conviene que los pagos necesiten dos firmas, por ejemplo la de la presidencia y la de la tesorería.
3. El libro de actas, diligenciado en el Registro de la Propiedad (art. 19.1). Si lo tenía el administrador anterior, pídelo por escrito, junto con las actas de los últimos años.
4. La escritura de división horizontal y los estatutos. De ahí sale la cuota de participación de cada vivienda y de cada local (art. 5), que es la que reparte los gastos.
5. La lista de propietarios con su domicilio para notificaciones. La ley obliga a cada propietario a comunicar un domicilio en España. Si no lo hace, las citaciones se le hacen en el propio piso o local o, si eso no funciona, en el tablón de anuncios, con los requisitos del art. 9.1.h.
6. Los contratos en vigor: el mantenimiento del ascensor, la limpieza, los extintores y la puerta del garaje. Mira cuándo vence cada uno y cómo se rescinde.
7. La póliza del seguro y el contacto del mediador.
8. El fondo de reserva. Tiene que ser como mínimo el 10 % del último presupuesto ordinario (art. 9.1.f). Comprueba cuánto hay y dónde está.

Un año de comunidad, en el calendario

• La junta ordinaria. Al menos una vez al año, para aprobar el presupuesto y las cuentas (art. 16.1). La convocatoria tiene que llegar con al menos seis días de antelación (art. 16.3). Cómo redactar el acta.
• Las cuotas. Con el presupuesto aprobado, cada inmueble paga según su cuota de participación, salvo que los estatutos digan otra cosa (art. 9.1.e).
• Las inspecciones.
  • El ascensor tiene inspecciones periódicas cada 2, 4 o 6 años según el tipo de edificio (ITC AEM 1, Real Decreto 355/2024; tu comunidad autónoma puede fijar su propio procedimiento), además del mantenimiento contratado con una empresa conservadora.
  • La ITE o la IEE se rige por la ordenanza de cada municipio.
  • Los equipos contra incendios se revisan según el Real Decreto 513/2017.
• Hacienda.
  • Las comunidades presentan el modelo 347 si superan 3.005,06 € al año con un mismo proveedor, con exclusiones para algunos suministros y seguros.
  • Si la comunidad tiene personal contratado o paga a profesionales con retención, presenta los modelos 111 y 190.
  • Si alquila algo (una azotea para una antena, una fachada para publicidad), ese alquiler lleva un 21 % de IVA y la comunidad lo declara en el modelo 303.

El dinero: cuotas, recibos y quien no paga

Cada recibo tiene que poder explicarse: qué presupuesto lo justifica, qué coeficiente se aplicó y cuándo vence. Guarda los justificantes de cada pago que hace la comunidad y, al final del año, presenta las cuentas a la junta.

Cuando alguien deja de pagar, la ley da un camino concreto:

1. La junta aprueba la liquidación de la deuda y se le notifica al propietario (art. 21.3).
2. La secretaría emite un certificado del acuerdo, con el visto bueno de la presidencia.
3. Antes de ir al juzgado, invita al deudor a negociar, por escrito y de forma que quede constancia de que le ha llegado. Desde 2025 la ley pide ese intento, y hay juzgados que lo exigen también en el monitorio. Si en 30 días naturales no responde, se da por terminado.
4. Con ese certificado, la comunidad puede reclamar por el proceso monitorio (art. 21). Los gastos de la reclamación, incluidos los del requerimiento previo de pago, se pueden incluir en la petición y corren a cargo del deudor (art. 21.3).

Mientras tanto, quien no está al corriente de deudas vencidas, y no las ha impugnado ni consignado, puede asistir a la junta y hablar, pero no votar (art. 15.2).

Lo que no conviene hacer

• Mezclar el dinero de la comunidad con el tuyo, aunque sea para adelantar un pago.
• Colgar en el portal la lista de quien debe. La lista de quien debe va en la convocatoria de la junta (art. 16.2) y en el acta. El tablón solo vale como último recurso, para notificar a un propietario al que no se ha podido notificar en su domicilio (arts. 9.1.h y 21.3), con una diligencia firmada por la secretaría con el visto bueno de la presidencia, y durante al menos tres días.
• Encargar una obra que no es urgente sin acuerdo de la junta. Aprobar obras y presupuestos le corresponde a la junta (art. 14.c). Lo urgente sí se puede hacer, y se da cuenta enseguida (art. 20.c).
• Decidir por tu cuenta lo que le toca a la junta, aunque «lo habríais aprobado igual».

Cuándo compensa pagar a un profesional

Hay situaciones en las que la presidencia, sola, se queda corta:

• La comunidad tiene personal contratado, con nóminas y Seguridad Social.
• Hay una rehabilitación grande con subvenciones.
• Una deuda acaba en juicio.
• La junta está tan dividida que cada acta acaba impugnada (art. 18).
• Nadie quiere el cargo y el turno da vueltas sin que nada avance.

En esos casos, contratar un administrador de fincas colegiado, aunque sea para un periodo o para un asunto, suele salir más barato que el error.

Cómo lo hacemos con Blokky

Si la comunidad no tiene administrador de fincas, la presidencia marca «Gestiono yo la comunidad» en Blokky y tiene las herramientas de gestión:

• El calendario de obligaciones, que avisa antes de cada vencimiento.
• Los presupuestos y los recibos repartidos por coeficiente, con «Mis cuotas» para que cada vivienda consulte lo suyo.
• Los avisos con constancia de lectura.
• Los documentos, cada uno con su visibilidad.

Todo eso está en el plan gratuito. Las derramas y las remesas SEPA están en el plan Comunidad. Con Blokky preparas la convocatoria con la relación del art. 16.2, ves quién la ha recibido, anotas asistencia y votos, y redactas y envías el acta; en todos los planes, también Free. La junta se celebra en persona. Todavía no está disponible en Cataluña, que tiene sus propias reglas en el Código civil catalán.

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